青岛市《归档文件整理规则》实施细则
山西省青岛市档案局
青岛市《归档文件整理规则》实施细则
发文字号：青档字[2002]77号
成文日期：2002-12-30
发文单位：青岛市档案局
1.范围
1.1本标准规定了归档文件整理的原则和方法。
1.2本标准适用于市直机关、团体和其他社会组织。各区市可参照执行。
2.整理原则
遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
3.质量要求
3.1归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。
3.2整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
4.整理方法
归档文件以"件"为单位进行整理。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件。
4.1装订
归档文件应按件装订。归档文件装订前应进行排序。一般顺序如下：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。汉文本在前，少数民族文字文本在后。不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后。
4.1.1永久保存的归档文件可采用缝纫机、三孔一线或不锈钢装订针在文件左侧中部装订，装订长度为10-15CM。
4.1.2其他归档文件及书籍、刊物等保持原装订形态。
4.2分类
归档文件采用年度-保管期限或年度-保管期限-机构分类法。同一全宗应保持分类方案的稳定。
4.2.1按年度分类。将文件按其形成年度分类。
4.2.1.1一般应以文件签发日期（即落款日期）判定文件所属年度。
4.2.1.2跨年度形成的会议、案件等文件，归入办结年度。
4.2.1.3几份文件作为一件时，"件"的日期应以装订时排在最前面的文件的日期为准。4.2.1.4文件没有标注日期时，需要分析文件内容、制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据以按年度合理归类。
4.2.2按保管期限分类。即将同一形成年度的归档文件按划定的保管期限分成永久、长期、短期三个类别。
4.2.3按机构分类。即将同一保管期限的归档文件按其形成和承办机构分类。
4.3排列
归档文件在分类方案的最低一级类目内，按其形成时间排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
4.4编号
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、期限、件号等项目（式样见图一）。
4.4.1全宗号：同级档案馆给立档单位编制的代号。
4.4.2年度：文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如2000。
4.4.3期限：归档文件保管期限的简称或代码。
4.4.4件号：文件的排列顺序号。其编制方法是：依据归档文件的排列顺序，一个机关每一年度每种保管期限的归档文件均从"1"开始标注。
4.5编目
归档文件应按保管期限分别按件编制归档文件目录。
4.5.1归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、密级、备注等项目（式样见图二）。
4.5.1.1件号：文件的排列顺序号。
4.5.1.2责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。
4.5.1.2.1填写责任者项时一般应使用全称或通用简称，不能使用"本局"等含义不明、难以判断的简称。
4.5.1.2.2联合发文时一般应将所有责任者照实抄录，责任者过多时可适当省略，但作为责任者之一的立档单位必须抄录。
4.5.1.2.3未署责任者的归档文件，编目时应根据文件内容、形式等特征加以考证并填写。
4.5.1.3文号。文件的发文字号。
4.5.1.4题名。文件标题，一般应照实抄录。
4.5.1.4.1有副题名或并列题名的归档文件。在正题名能够反映文件内容时，副题名一般无须抄录。并列题名即以其它语言文字书写的题名，需要时可与正题名一并抄录。
4.5.1.4.2题名中反映发文机关名称的，抄录题名时，可省略发文机关名称。
4.5.1.4.3没有题名，或题名含义不清，不能揭示或不能全面揭示文件内容的归档文件。应根据文件内容重新拟写或补充标题，外加"[]"号。
4.5.1.4.4有些归档文件独立性强，如正文仅有实施意见，附件则是具体的条文规定，或者附件是正文的重要补充和说明，可在正件题名后抄录附件题名，外加"（）"号。
4.5.1.5日期。文件的形成时间，即文件的签发时间（落款时间），以8位阿拉伯数字标注年、月、日，月、日不足两位，前加"0"；将表示月、日的数字回行填写，即填为两行,如 。
4.5.1.6 密级。文件本身标注的保密等级，应照实抄录。
4.5.1.7备注。注释归档文件需要补充和说明的情况。
4.5.2归档文件目录及封面用纸采用国际标准A4型（长、宽分别为297mm、210mm）（式样见图三）。
4.5.3归档文件目录（加封面）的装订，应使用统一规格的目录夹（式样见图四）。
4.6装盒。归档文件应按件号顺序装入档案盒，并填写备考表、档案盒封面及盒脊项目。
4.6.1不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒。
4.6.2不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒。
4.6.3 档案盒外型尺寸为310mmⅹ220mm（长ⅹ宽），盒脊厚度根据需要设置为20mm、30mm、50ｍｍ（式样见图五）。
4.6.4档案盒封面应使用全称或规范化简称标明全宗名称（即立档单位名称），全宗名称应以印章形式盖在档案盒封面相应位置上（式样见图六）。
4.6.5档案盒盒脊设置全宗号、年度、保管期限、起止件号和盒号。除保管期限外，其他均用阿拉伯数字填写（式样见图七）。
4.6.5.1全宗号。同4.4.1。
4.6.5.2年度。盒内文件的形成年度，如1999。
4.6.5.3保管期限。盒内文件所属保管期限，一般以汉字全称表示，如"永久"、"长期"、"短期"。
4.6.5.4起止件号。盒内排列最前和最后的归档文件的件号，其间用"-"号连接，如"12-89"。
4.6.5.5盒号。档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。一般一种保管期限编一个流水号。
4.6.6备考表。置于盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期（式样见图八）。
4.6.6.1盒内文件情况说明。填写盒内归档文件需要说明的情况，包括文件收集的齐全完整程度、文件本身的状况（如字迹模糊、缺损）等。整理工作完毕后归档文件如有修改、补充、移出、销毁等情况，应在备考表中加以说明。
4.6.6.2整理人。负责整理归档文件的人员姓名。
4.6.6.3检查人。负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
4.6.6.4日期。归档文件整理完毕的日期。
广电总局科技司关于申报2008年度广播节目 技术质量奖（金鹿奖）的通知
国家广播电影电视总局
广电总局科技司关于申报2008年度广播节目 技术质量奖（金鹿奖）的通知
6月4日，广电总局科技司向各省、自治区、直辖市广播影视局，计划单列市广播电视局，新疆生产建设兵团广播电视局、海峡之声广播电台，中央人民广播电台、中国国际广播电台发出《广电总局科技司关于申报2008年度广播节目技术质量奖（金鹿奖）的通知》，通知说，2008年度广播节目技术质量奖（金鹿奖）从本通知下发之日起正式启动，现将评奖工作的有关要求通知如下：
一、申报奖项
1、广播节目录制技术质量奖
中央人民广播电台、中国国际广播电台、新疆生产建设兵团广电局、海峡之声广播电台、各直辖市广播电台按语言、音乐、戏曲、广播剧类每类可选送两个节目，直接申报。
各省、自治区广播电影电视局对其所辖广播电台录制的节目按类进行初评，从中选拔，每类可选送四个节目，由省、自治区广播电影电视局统一申报。在上报的节目中每个电台选送的同类节目不得超过两个。
申报该奖项的人员名额为：音乐、戏曲、广播剧类各3名，语言类2名。
2、广播节目播出技术质量奖
参评单位为中央人民广播电台、中国国际广播电台、新疆生产建设兵团广电局、海峡之声广播电台、各省级广播电台、计划单列市广播电台和省会城市广播电台。
参评单位需录制一套本台播出的节目参加评审。具体录制日期和时间及相关要求，由总局科技委广播中心专业委员会另行通知。
申报该奖项的人员名额为：全年总播出时间10,000小时以下（含10,000小时）的电台，节目完成人可报送2名；全年总播出时间10,000小时以上的电台，每增加5,000小时，节目完成人可增加1名。
二、申报材料要求
各申报单位应报送的申报材料为光盘和申报表。各类表格要用计算机填写、打印，并按各申报表中注明的要求逐级上报签字、盖章。
各类奖项的申报表请从总局网站http://www.chinasarft.gov.cn/管理动态栏目中下载。
申报材料的寄送地址：
北京市复兴门外大街2号 邮编100866
中央人民广播电台 刘朝晖 李敏 收
受理申报材料截止日期为2008年7月30日，以当地邮戳为凭，逾期不再受理。
三、 联系人与咨询电话
科技委广播专业委员会：
刘朝晖:（010）86090845, 13911773361,传真（010）68045934
李 敏:（010）86090857
科技司：盛志凡、彭志敏 （010）86092769
附件:1. 广播节目录制技术质量奖评定办法
2. 广播节目播出技术质量奖评定办法
3. 2008年度金鹿奖申报表格
