浅谈信息化建设与档案工作
于泽昕
信息时代的来临已成为不可逆转的世界潮流。知识和信息已成为经济发展的重要资源，并引起全球性增长模式和发展观念的变化。信息化建设的发展对包括档案工作在内的各行各业产生了强大的冲击和深远的影响，传统的档案工作观念和方法已经不能完全适应新时代档案工作的需要。网络技术为核心的现代信息技术的应用，认真分析信息化建设与档案工作的档案工作如何实现信息化，已成为摆在我们面前的重要课题。
一、信息化建设与档案工作的关系
1、档案信息是一种重要的信息资源。档案信息是人类知识的结晶，是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据，是一种特殊的信息产品。随着信息时代的到来，档案作为原生信息源，越来越社会重视和利用，主要包含三个层次：一是档案的内在信息，也就是档案的内容，这是档案信息的基本部分；二是档案的形式信息，也就是档案的外在形式和特征，它依附于档案的内容有密切联系；三是综述、汇编等等二次加工信息。事实上，档案的收集、整理、存储就是为档案开发利用作准备，信息的生产、加工、传播和利用的过程，已构成一个完整的信息产业体系。
2、信息化建设是知识经济时代主线。信息是知识经济的主导和支柱。信息技术的发展最终将马人类联贯在一起，构成一个全球化的人和机器的共同体，形成所谓的“网络空间”或称作“邪气社会”的信息化环境。在这种社会形态下的档案工作，档案的信息化建设当然是贯穿全局的发展主线。
3、档案工作改革是信息化建设的必然要求。在信息社会中，信息消费将成为加快社会信息化进程的源动力。在信息化建设发展的过程中，社会各信息部门担负着掌握、存储、加工和传播信息的职责，有权利和义务对社会信息消费的需求作出反应，提供社会发展和人们生活所需要的各种信息。这是时代赋予包括档案部门在内的社会信息部门的使命，是经济发展途径变革的要求，是生产力进步方式转变的要求。生产要素发生了变化，信息将成为失去生产力发展的关键因素。同时，由于档案部门作为重要的文献信息源的社会地位得以确立和巩固，使得经济发展途径的变革和发展模式的转变，从根本上改变了社会各部门工作的发展方式和运作模式。
4、信息化建设是档案工作改革的动力。信息社会的特点是信息生产量大，信息内容丰富，信息需求量激增，信息效益不均。社会信息消费需求主要来源于两方面：一方面是生产需求，另一方面是生活需求。随着信息化建设，现阶段社会庞大的信息消费需求以及将来信息化程度加大时的潜在信息消费需求，者是档案工作改革的直接动力。随着人们生活水平和文化水平的提高，人们的文化需求也越来越高，档案本身的作用随着社会的进步和人们思想观念的解放而不断扩大，不仅停留在查找和借阅上，而且可以和文化教育、社会休闲等方面结合，不断满足人们的文化需求。此外，档案业务售货员、档案学科研究人员以及其他与档案工作有密切关系的人们。当他们在工作中感觉到社会对档案信息需求急剧增加时，工作热情就会不断增加，责任感日益增强。而当他们作为信息的消费者，感觉到信息消费的不可替代性时，他们会更加意识到自己肩负的工作的重要性和使命感，从而促使档案工作改革加速前进。
二、信息时代档案工作的新思路
1、加大投入，实现档案现代化。要保证档案工作现代化的实现，和缓政府要值得投入财力，配置与档案信息化相适应的基础设施，改善档案工作软硬件环境，增加库房面积，购置档案装具，扩大室藏种类。
2、改革档案信息服务方式。信息时代，传统的服务方式已经不能适应档案事业发展需要。档案部门迫切需要运用当今高新技术和知识开发档案信息资源，创新档案信息服务方式，为经济和社会发展服务。一是计算机管理服务。这种服务在一些档案部门已基本实现了，如档案馆管理系统、小型档案馆室管理系统等都已应用和推广。目前市场上各种档案计算机管理系统很多，国家档案部门应制定统一的标准和规范，避免重复开发，并规范市场管理；二是缩微技术服务。目前不少地方档案馆通过缩微设备，对一些珍贵的档案保护，取得了一定的成效；一些大型国有企业在科技档案图纸的管理过程中缩微技术运用颇多，节约人力和馆库空间；三是光盘存贮服务。由于光盘具有存贮容量大、处理速度快的特点，可广泛用国防于档案信息全文检索、编目和参考查询服务；四是现代通讯网络服务。充分利用现代通讯技术，如通讯卫星、邮电信息网络寺，将档案信息发布出去，使利用者在不同地域、不同时空利用档案；五是公共信息网络服务。档案信息部门充分利用地区公用信息网、国家公用信息网和国际公用信息网进行服务；六是视听传播服务。运用电视网、电影、广播、录音、录像等制作档案信息，并向公众发布。
3、培养人才，提高档案队伍素质。信息化时代，一切竞争，最终都反映在人才的竞争上。知识经济时代的档案工作需要大量“专”与“博”相结合的“通才”。这种专是跨学科的“多专”，而不是过去的“专一”；这种博是随现代化科技发展的“动态广博”，而不是过去传统不变的“知识广博”。这样的人才有着更强的适应性和更好的稳定性，才能适应解决复杂性、综合性和跨学科的档案工作问题的需要。因此，档案部门必须加大人才培养力度，为提高档案人员工作素质创造良好环境。一是档案部门在进行培训前，应做好需求调研，按需设计内容，将培训课程内容与工作相结合，也就是说，培训应该是因需产生的。二是制定科学系统的培训计划，注重提高教学者层次，注重教学、自学、研讨和实践的有机结合。三是增加档案工作者之间、相关专业工作者之间的交流，为他们提供学习进修的机会，使其拓宽知识面，借鉴优秀经验，掌握和运用现代技术的方法，更新知识储备。四是应加大培训内容中计算机知识的比例，强化与图书馆学、情报学的联系，重视网络知识的运用，注重信息能力、技术应用的培养，适当增加档案现代化管理课程的课时。
三、档案法制建设是信息时代档案工作的重要节点
由于档案的凭证作用可以有效地证明信息产权的所有者，所以信息时代档案工作越来越多地涉及知识产权的保护问题。进入信息时代，不但在理论上要解决“网络空间”、“虚拟社会”的法律约束问题，而且在技术上也必须尽快突破电子档案的法律效力问题。只有这样，信息时代信息产权的保护才能落到实处。健全档案法规体系是档案法制化管理的前提，也是档案行政管理部门依法行政的重要条件，档案行政管理部门应该充分运用档案法律法规，加大执法力度，依法行使管理监督职能，为档案信息化建设提供强有力的保障。
敏感物项和技术出口许可证暂行管理办法
商务部、海关总署
敏感物项和技术出口许可证暂行管理办法
中华人民共和国商务部、海关总署令
（2003年 第9号）
根据《中华人民共和国对外贸易法》和《中华人民共和国核出口管制条例》、《中华人民共和国核两用品及相关技术出口管制条例》、《中华人民共和国导弹及相关物项和技术出口管制条例》、《中华人民共和国生物两用品及相关设备和技术出口管制条例》和《有关化学品及相关设备和技术出口管制办法》，制订《敏感物项和技术出口经许可证暂行管理办法》，经2003年11月14日商务部第6次部务会议审议通过，现予发布，自2004年1月1日起施行。
附件：如文
商务部部长 吕福源
海关总署署长 牟新生
二00三年十二月一日
敏感物项和技术出口许可证暂行管理办法
第一条 为维护国家安全和社会公共利益，规范敏感物项和技术出口经营秩序，加强对敏感物项和技术出口许可证的管理，依据《中华人民共和国对外贸易法》和国家有关出口管制法规，制定本办法。
第二条 本办法所称国家有关出口管制法规系指《中华人民共和国核出口管制条例》、《中华人民共和国核两用品及相关技术出口管制条例》、《中华人民共和国导弹及相关物项和技术出口管制条例》、《中华人民共和国生物两用品及相关设备和技术出口管制条例》和《有关化学品及相关设备和技术出口管制办法》。
第三条 依据国家有关出口管制法规，商务部会同海关总署联合发布《敏感物项和技术出口许可证管理目录》（以下简称《管理目录》），并作为本办法的附件另行公布。
第四条 《管理目录》中敏感物项和技术分两类。第一类为能与海关商品编码相对照的敏感物项和技术，海关将要求出口经营者出具敏感物项和技术出口许可证；第二类为目前无准确海关商品编码的敏感物项和技术，出口该类货物时，出口经营者应当向海关出具敏感物项和技术出口许可证，对未向海关出具敏感物项和技术出口许可证出口产生的一切后果，由出口经营者负责。
第五条 对《管理目录》内的敏感物项和技术，出口经营者以任何贸易方式出口到任何国家（地区），均应按规定申请敏感物项和技术出口许可，领取敏感物项和技术出口许可证，并在向海关申报时主动出示，海关凭敏感物项和技术出口许可证接受申报并办理验放手续。
海关有权对出口经营者出口的货物是否属于敏感物项和技术提出质疑，出口经营者应按规定向商务部申办出口许可或不属于管制范围的相关证明。出口经营者未能出具出口许可证或相关证明的，海关不予办理有关手续。
第六条 根据有关出口管制法规的规定，出口经营者知道或者应当知道所出口的物项和技术将被接受方直接用于大规模杀伤性武器及其运载系统目的的，无论该物项和技术是否列入《管理目录》，都应当申请出口许可。
出口经营者在敏感物项和技术出口过程中，如发现拟出口的物项或技术有可能被接受方用于发展大规模杀伤性武器及其运载系统目的的，应及时向商务部报告，并应积极配合采取措施中止合同的执行。
第七条 从事敏感物项和技术出口的出口经营者应向商务部（科技司）提交敏感物项和技术出口申请，获批准后，凭商务部签发的敏感物项和技术出口批复单到商务部授权的发证机构（以下简称“发证机构”）领取敏感物项和技术出口许可证。
第八条 商务部收到齐备有效的申请材料后予以受理，并在相关出口管制法规规定的审查时限内做出许可出口或不许可出口的决定。许可出口的，由商务部向出口经营者签发敏感物项和技术出口批复单；不许可出口的，由商务部通知出口经营者。
第九条 敏感物项和技术出口申请应提交下列文件：
（一）敏感物项和技术出口经营登记证书复印件；
（二）《中华人民共和国敏感物项和技术出口许可申请表》正本一份；
（三）最终用户和最终用途证明正本和中文翻译件各一份；
（四）合同副本一份；
（五）申请出口的敏感物项和技术的技术说明一份；
（六）企业法定代表人的身份证明和签字样本一份；
（七）经办人和主要经营管理人的身份证明各一份；
（八）由最终用户出具的公司简介。包括业务范围、主要产品及经营状况等说明文件一套，出口经营者应提供相应翻译件。如有最终用户的网站、宣传手册等，应一并提供；
第十条 商务部审查出口申请时，有权向出口经营者质询。必要时，可要求出口经营者补充相关材料。
第十一条 商务部视不同情况决定签发出口截止日期分别为三个月、六个月或一年的敏感物项和技术出口批复单（自签发之日起计算）。出口经营者应在敏感物项和技术出口批复单签发之日起三十日内，到发证机构领取相应有效期的敏感物项和技术出口许可证，逾期自动失效。
第十二条 出口经营者在申领敏感物项和技术出口许可证时，应如实申报，不得弄虚作假，严禁以假合同、假信用证等欺骗或其他不正当手段骗取敏感物项和技术的出口许可。
敏感物项和技术出口许可证不得买卖、转让、伪造和变造。
第十三条 敏感物项和技术出口许可证必须在有效期内使用，逾期自动失效。敏感物项和技术出口许可证跨年度使用时，在有效期内只能使用到次年二月底，逾期发证机构将根据商务部敏感物项和技术出口批复单提示的许可证有效期换发相应敏感物项和技术出口许可证。
第十四条 敏感物项和技术出口许可证实行“一证一关”制和“一批一证”制。同一合同如需分批出口，出口经营者应在出口申请中提出，由商务部核准后,签发相应份数的敏感物项和技术出口批复单。同一申请最多分批不超过十二次。
“一证一关”制系指每证只能在一个海关报关使用；“一批一证”系指每证只能报关使用一次。
第十五条 敏感物项和技术出口许可证一式四联，第一联为办理海关手续联；第二联为海关留存核对联；第三联为银行办理结汇联；第四联为发证机构留存联。
第十六条 发证机构收到出口经营者书面敏感物项和技术出口批复单并经核对无误后，应在一个工作日内发放敏感物项和技术出口许可证。
第十七条 领取敏感物项和技术出口许可证时应提交下列文件：
（一） 商务部签发的敏感物项和技术出口批复单原件；
（二） 出口经营者领证人员本人的有效工作证件及出口经营者公函（介绍信）原件；异地办理敏感物项和技术出口许可证，因特殊情况需要托他人办理的，代办人应提供出口经营者的委托代办公函（委托函应注明委托原因及受托人身份）原件及有效身份证明。
第十八条 许可证应当仅限于领取许可证的出口经营者使用。出口经营者应妥善保存有关敏感物项和技术出口的原始单据，五年内不得销毁，以备商务部抽查。
第十九条 敏感物项和技术出口许可证一经发放，任何单位和个人不得修改证面内容，如需对证面内容进行更改，出口经营者应当向商务部交回原敏感物项和技术出口许可证，并书面说明理由，重新申请敏感物项和技术出口批复单后，凭原证及新的敏感物项和技术出口批复单向发证机构领取敏感物项和技术出口许可证。
第二十条 大宗、散装的敏感物项在报关时溢短装数量不得超过敏感物项和技术出口许可证所列出口数量的5%。
第二十一条 赴国（境）外参加或举办展览会运出境外的非卖展品，参展单位（出口经营者）应凭批准办展的文件，按规定申请敏感物项和技术出口许可。敏感物项和技术出口许可证备注栏内应注明“展览”字样。海关凭敏感物项和技术出口许可证和出口货物报关单监管验放。参展单位应在展览会结束后六个月内，将非卖展品如数运回，由海关凭有关出境时的单证予以核销。在特殊情况下，可向海关申请延期，但延期最长不得超过六个月。
第二十二条 赴国（境）外参加或举办展览会运出境外的展卖品，视为正常出口，参展单位（出口经营者）应凭批准办展的文件，按规定申请敏感物项和技术出口许可。
第二十三条 运出国（境）外敏感物项和技术的货样或实验用样品，视为正常出口，出口经营者应按规定申请敏感物项和技术出口许可。敏感物项和技术出口许可证备注栏内应注明“货样”字样。
第二十四条 通过对外交流、交换、赠送、援助、服务等形式出口敏感物项和技术的，视为正常出口，有关单位（出口经营者）应按规定申请敏感物项和技术出口许可。
第二十五条 已领取的敏感物项和技术出口许可证发生遗失的，出口经营者应当及时书面通知商务部及海关。如有需要，须重新履行申请手续。
第二十六条 发证机构应按照商务部联网核查的规定，每月向商务部（科技司）上报发证数据，同时通知海关，并对海关反馈的核查数据认真核对，定时检查敏感物项和技术出口许可证的使用情况并找出存在的问题。
第二十七条 未经许可或擅自超出许可范围出口敏感物项和技术的，以及违反本办法第十一条规定的，商务部将依照国家有关出口管制法规的规定进行处罚。
任何单位和个人均可向商务部或海关举报出口经营者违反国家有关出口管制法规和本办法规定出口敏感物项和技术的行为。商务部和海关将为举报人保密，并依法对违规者予以查处。对查证属实的举报，主管机关可给予举报人奖励。
第二十八条 商务部会同海关总署可根据实际情况对《管理目录》进行调整。
第二十九条 商务部对授权的发证机构进行调整时，自调整之日起，原发证机构不得再发放敏感物项和技术出口许可证。出口经营者在发证机构调整前申领的敏感物项和技术出口许可证在有效期内继续有效。
第三十条 本办法由商务部和海关总署按照各自职责负责解释。
第三十一条 本办法自二○○四年一月一日起施行。
